Au sein de notre entreprise du bâtiment, vous travaillerez en lien direct avec le dirigeant et notre gestionnaire administrative. Vous assurerez la gestion quotidienne du secrétariat, le suivi administratif des chantiers, la logistique matériel et le relais d'information en temps réel avec le terrain.
Vos missions principales
1/ Secrétariat, Accueil & Gestion des urgences :
- Gestion de l'accueil téléphonique, filtrage des appels et tri des e-mails.
- Gestion des urgences du quotidien : prise de messages précis, qualification des demandes urgentes issues des chantiers et transmission rapide au dirigeant.
- Synthèse et compte-rendu quotidien des événements majeurs au patron.
- Gestion administrative des chantiers & Sous-traitance :
- Rédaction et préparation des PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé).
- Constitution des demandes d'agrément de sous-traitance.
- Collecte, vérification et suivi de la conformité des pièces légales sous-traitants (Kbis, URSSAF, attestations décennales, etc.).
- Achats & Logistique chantier :
- Passation et suivi des commandes de matériel pour les chantiers, à la demande directe du dirigeant et des conducteurs de travaux (gestion des besoins prioritaires et réapprovisionnements).
- Support Facturation, Pré-comptabilité & Relances :
- Aide à la saisie, à l'émission de la facturation client et au suivi de la pré-comptabilité (formation interne assurée).
- Suivi des règlements : relance téléphonique et écrite des factures impayées auprès des clients.
> Note : Cette liste de missions est non exhaustive. Dans le cadre du bon fonctionnement de l'entreprise, d'autres tâches administratives ou de support pourront vous être confiées au quotidien.
Profil recherché
- Expérience : Première expérience impérativement exigée dans le BTP / Construction (maîtrise du vocabulaire technique, de la sous-traitance et des PPSPS).
- Qualités clés :
- Très grande polyvalence : capacité à basculer rapidement d'une tâche à une autre et à s'adapter aux besoins changeants de l'activité.
- Gestion du stress et des urgences : savoir hiérarchiser les priorités, réagir vite et garder son calme face aux aléas de chantier.
- Fermeté et diplomatie : aisance au téléphone pour la relance des impayés clients.
- Rigueur, réactivité et excellent sens de l'organisation.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
Modalités du poste
- Horaires : Temps plein (du lundi au vendredi, présence sur site).
- Rémunération : Selon profil et expérience.
- Prise de poste : Novembre