Office manager - Bachelor_Alternance 1 an

Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes Gérer le système d'accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment Veiller à une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses utilisateurs. Sélectionner ou renouveler les prestataires de l'organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d'offre Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s'appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés Assurer l'interface entre l'expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d'un service ou d'une organisation Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels en identifiant les dépenses et les recettes des différents services en s'appuyant sur des logiciels Assurer le suivi et le contrôle des budgets afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction. Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs en respectant les formalités administratives RH obligatoires afin de permettre la rédaction des contrats Assurer la gestion quotidienne du personnel (congés payés, absences, visites médicales, tickets restaurants…) Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d'embauche des équipes salariales (fiches de poste, diffusion des offres, sélection des CV, réalisation d'entretiens…). Organiser la bonne intégration des nouveaux collaborateurs. Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences Organiser les évènements de cohésion des équipes pluridisciplinaires Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateurs de la structure en s'appuyant sur des outils digitaux. Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu sur les réseaux sociaux en sélectionnant les supports et médias adaptés au public cible. Coordonner les projets transversaux internes en apportant son concours aux différents services. Optimiser l'accès et l'utilisation du système d'information et des technologies de la structure par les collaborateurs en s'appuyant sur la politique de transformation digitale définie par la Direction. Appliquer et faire appliquer par les collaborateurs de l'entreprise une politique de protection des données personnelles en s'appuyant sur la réglementation RGPD.